La retención en la fuente es mensual
Para los agentes obligados, la declaración de retenciones se gestiona por períodos mensuales y su fecha de vencimiento depende del calendario aplicable.
Relaciona vencimiento y proceso interno
No programes solo la fecha DIAN. Añade fechas internas para cierre de auxiliares, revisión de novedades, aprobación y presentación. Eso reduce el riesgo de llegar al vencimiento todavía conciliando.
Controla el NIT correcto
La fecha oficial se determina con los dígitos definidos por la regulación para la obligación. Verifica que el archivo de control use el NIT del contribuyente sin confundirlo con sucursales o terceros.
Guarda evidencia del cierre
Conserva el papel de trabajo y el soporte de presentación/pago junto con la fecha utilizada. Facilita auditoría y revisión posterior.
Checklist mensual
- Confirma el vencimiento oficial según NIT.
- Programa cierre de auxiliares varios días antes.
- Reserva tiempo para novedades y aprobaciones.
- Valida presentación y pago cuando corresponda.
- Archiva recibo, formulario y papel de trabajo juntos.
Ejemplo de revisión
Una agenda útil no dice solamente “ReteFuente vence el 18”. También define cuándo debe estar listo el auxiliar, quién revisa las novedades y cuándo se autoriza el pago.
Organiza tus vencimientos en Excel
Usa una herramienta PCCOL para organizar el proceso y conservar trazabilidad de la revisión.
Ver herramienta PCCOLPreguntas frecuentes
¿El Formulario 350 se presenta todos los meses?
La obligación es mensual para quienes deban declarar retenciones; valida el caso concreto y las reglas de períodos sin operaciones.
¿Dónde confirmo la fecha?
En el calendario tributario y comunicaciones oficiales de la DIAN.
Procedimiento mensual de control
- Cierra auxiliares de retenciones practicadas y autorretenciones.
- Separa conceptos, bases, tarifas, terceros y devoluciones.
- Concilia cuentas por pagar, bancos, nómina y documentos electrónicos que afecten el período.
- Verifica que el Formulario 350 incluya las secciones aplicables y que los totales concilien con contabilidad.
- Consulta la fecha exacta según el último dígito del NIT y programa presentación y pago.
Ejemplo verificado: retenciones de agosto de 2026
La DIAN informó que la declaración de retención en la fuente correspondiente a agosto de 2026 debía presentarse y pagarse entre el 9 y el 22 de septiembre de 2026, con fecha exacta según el último dígito del NIT. El rango no reemplaza la consulta individual: el papel de trabajo debe conservar el NIT usado, la fecha exacta seleccionada y el enlace oficial consultado.
| Control | Pregunta de revisión | Riesgo que evita |
|---|---|---|
| Concepto | ¿La naturaleza real del pago coincide con la clasificación aplicada? | Tarifa o renglón equivocado. |
| Base | ¿Incluye únicamente los valores sujetos a retención? | Mayor o menor retención. |
| Tercero | ¿NIT, residencia y calidad tributaria están soportados? | Reporte incorrecto y diferencias en certificados. |
| Pago | ¿Presentación y pago están programados para la fecha exacta? | Ineficacia, intereses o sanciones según el caso. |
Errores frecuentes
- Tomar el dígito de verificación como último dígito del NIT.
- Confundir fecha interna de cierre con vencimiento legal.
- Omitir autorretenciones o retenciones asumidas.
- Presentar sin conciliar devoluciones, anulaciones o notas crédito.
- Reutilizar una agenda del año anterior sin volver a la fuente oficial.
Verificación normativa: 21 de septiembre de 2026.
NIT de ejemplo y días no hábiles
Para el NIT 900.123.457-1 el último dígito es 7. La fecha oficial se busca en la tabla de retención del mes con ese dígito. Las fechas oficiales ya están fijadas en días hábiles, pero las fechas internas no: si tu cierre interno cae en un festivo, adelántalo. Por ejemplo, el lunes 12 de octubre de 2026 es festivo en Colombia, así que un cierre programado ese día debe pasar al viernes 9 de octubre.
| Período | Mes de vencimiento | Control previo recomendado |
|---|---|---|
| Agosto de 2026 | Septiembre de 2026 (ventana DIAN 9 al 22) | Cierre de auxiliares 8 días hábiles antes de la fecha del dígito |
| Septiembre de 2026 | Octubre de 2026 | Revisar festivo del 12 de octubre al programar hitos internos |
| Octubre de 2026 | Noviembre de 2026 | Revisar festivos del 2 y 16 de noviembre al programar hitos internos |
La declaración de retención presentada sin el pago total no produce efecto legal, salvo las excepciones del artículo 580-1 E.T. Por eso presentación y pago se programan el mismo día.