El cierre empieza antes del Formulario 350
La calidad de la declaración depende de la información contable que llega al papel de trabajo. Antes de mirar el formulario, confirma que las cuentas relevantes estén parametrizadas y que los terceros tengan la identificación necesaria.
Revisa bases y tarifas por concepto
Compras, servicios, honorarios y otros conceptos pueden tener reglas diferentes. Separa la clasificación de la operación, la calidad del beneficiario y la base utilizada antes de comparar contra la retención registrada.
No pierdas de vista devoluciones y anulaciones
Las notas crédito, devoluciones y operaciones reversadas pueden explicar diferencias entre bases del período y valores inicialmente retenidos. Déjalas visibles dentro de la conciliación.
Autorretenciones: control separado
El Formulario 350 contiene secciones específicas para autorretenciones. Revisa que el papel de trabajo las identifique por separado y que el tratamiento sea consistente con las responsabilidades del contribuyente.
Checklist mensual de retefuente
- Lista cuentas contables que alimentan el proceso.
- Detecta cuentas nuevas o sin parametrizar.
- Valida identificación y naturaleza de terceros.
- Revisa bases y tarifas por concepto.
- Separa devoluciones, anulaciones y autorretenciones antes de conciliar.
Ejemplo de revisión
Si el total contable coincide con el Formulario 350 pero hay una cuenta sin parametrizar y otra diferencia que la compensa, el total puede “cuadrar” y aun así estar mal clasificado. Por eso el control debe bajar al detalle.
Conoce el Gestor ReteFuente 350
Usa una herramienta PCCOL para organizar el proceso y conservar trazabilidad de la revisión.
Ver herramienta PCCOLPreguntas frecuentes
¿La retención en la fuente es un impuesto diferente?
En términos generales funciona como un mecanismo de recaudo anticipado de determinados impuestos. Su aplicación concreta depende del concepto, sujeto y norma correspondiente.
¿El mismo porcentaje sirve para todos los pagos?
No. Concepto, calidad del beneficiario, cuantía y otras condiciones pueden cambiar el tratamiento.
Matriz de control mensual
| Control | Fuente | Evidencia que debe quedar | Cuándo |
|---|---|---|---|
| Cuentas que alimentan la retención | Plan de cuentas y parametrización | Lista de cuentas incluidas y cuentas nuevas del mes | Día 1 de cierre |
| Terceros | RUT y maestro de terceros | Terceros sin NIT, sin naturaleza o sin calidad tributaria | Antes de calcular |
| Base y concepto | Factura, contrato, auxiliar de gasto o costo | Concepto asignado y base sujeta por documento | Durante el cierre |
| Devoluciones y anulaciones | Notas crédito y documentos anulados | Retenciones revertidas identificadas por documento original | Antes de conciliar |
| Autorretenciones | Ingresos del mes y actividad económica | Base, tarifa aplicada y soporte de la tarifa | Antes de conciliar |
| Conciliación final | Saldos de cuentas de retención por pagar | Diferencia explicada entre contabilidad y formulario | Antes de presentar |
Ejemplo de devolución
En agosto se practicó una retención de $250.000 sobre una compra. En septiembre el proveedor recibe de vuelta el 40 % de la mercancía y emite la nota crédito. La retención asociada a la parte devuelta ($100.000) no se “borra” de agosto. Se controla en el período en que ocurre la devolución, siguiendo el procedimiento reglamentario de reversión de retenciones. El papel de trabajo de septiembre debe mostrar la nota crédito, el documento original y el valor revertido.
Ejemplo de autorretención
Si una sociedad con ingresos del mes de $300.000.000 está sujeta a autorretención, la base, la tarifa de su actividad y el valor autorretenido deben quedar separados de las retenciones practicadas a terceros. Con una tarifa hipotética de 0,8 %, usada solo para mostrar la mecánica, la autorretención sería $2.400.000. La tarifa real depende de la actividad económica y de la norma vigente, así que conserva el soporte de la tarifa usada.
Qué revisar si el total “cuadra”
- Que ninguna cuenta nueva haya quedado por fuera.
- Que una diferencia positiva no esté compensando otra negativa.
- Que las autorretenciones no estén sumadas con las retenciones a terceros.
Verificación normativa: 21 de septiembre de 2026, contra la compilación del Estatuto Tributario publicada por la DIAN.